Em pequenas lojas onde as tarefas são distribuídas entre várias pessoas, pensar em automatizar procedimentos, organizar dados ou melhorar o atendimento ao cliente através de inteligência artificial parece uma opção atraente, mas por vezes inatingível. O ponto de viragem ocorre quando o trader entende … pode começar com algo pequeno, útil e barato. “O desafio não é ter inteligência artificial, mas entender o que ela significa para a sua empresa e como pode ajudá-lo no seu dia a dia”, afirma Luis Leon, cofundador e CEO da IA TRI Projects. A primeira barreira “não é técnica, mas emocional, porque há muito medo e ignorância por trás da ideia de que a IA é cara e para grandes empresas”. É o medo de não entender, de errar, ou mesmo das mudanças que isso acarretará, acompanhado do clássico “não tenho tempo para isso”. Mas Leon insiste que não é uma questão de horas, mas sim de não saber por onde começar.
No mesmo espírito, Susana Gilabert, Diretora Geral Associação Espanhola de Varejo (AER), afirma que para muitos a IA ainda é percebida como algo típico de grandes marcas ou até mesmo como ficção científica. Além disso, “para ser sincero, o pequeno negócio ainda está numa fase muito inicial. O interessante é que, sem saber, muitos já entram em contacto com ele através de ferramentas muito simples.
A tudo isso se soma a falta de tempo, acrescenta Julián López-Arenas, Diretor de Competitividade Câmara de Espanha. “Com equipes pequenas e altas cargas de trabalho operacionais diárias, muitas empresas sentem que não podem passar horas pesquisando, comparando ou aprendendo novas tecnologias.”
Outro grande obstáculo é a percepção de que a IA não é aplicável ao seu setor, continua Leon. “Quando as pessoas me dizem que tenho uma carpintaria, a IA não importa aqui, precisamos que saibam que além do seu trabalho há atendimento ao cliente, gestão de agenda, faturas, orçamentos, fornecedores… e há muitas oportunidades aqui.”
Como aplicar
Em particular, existem três áreas em que pode ser facilmente aplicado: tarefas administrativas, atendimento ao cliente e gestão interna. Isso significa: “menos tempo em tarefas mecânicas e mais tempo no que realmente agrega valor, e em uma loja local que normalmente é a comunicação com o cliente e o cuidado com o relacionamento”. Por exemplo, diz Leon, gerente de uma pequena empresa, que passava a maior parte da manhã respondendo aos mesmos e-mails e mensagens. Dúvidas sobre produtos, preços, prazos, elaboração de orçamentos… Implementaram um sistema muito simples que gera essas respostas e esses orçamentos em questão de segundos, revisa e envia. “Para ela, a mudança foi a ausência de inteligência artificial, o fato de ela ter parado de sentir que a papelada estava consumindo seu dia e poder passar mais tempo com os clientes.” Em outro negócio, o proprietário achava que tudo estava indo bem porque vendia mais, mas não tinha controle real. O faturamento e o fechamento de caixas registradoras foram automatizados. “A IA mostrou que os negócios estão com prejuízo. Foi difícil, mas necessário. Por causa disso, ele conseguiu se adaptar e restaurar os lucros.” A IA, insiste ele, não apenas economiza tempo: “ela coloca a realidade dos negócios diante de você”.
Há medo, ignorância e a ideia de que a IA é cara para as grandes empresas.
Gilabert enfatiza isso. Existe a sensação de que a IA é cara, complexa e requer conhecimentos técnicos avançados. Soma-se a isso a falta de treinamento prático e de apoio real. “Um pequeno empresário não precisa de discursos futuristas, ele precisa entender o que é hoje e como isso pode ajudá-lo a economizar tempo, vender mais ou se comunicar melhor. Quando a IA é explicada pela utilidade cotidiana e não pela tecnologia, o medo desaparece. O problema surge quando a ferramenta é usada com entusiasmo nas primeiras semanas, depois vêm as mudanças, as dúvidas… e aos poucos ela é abandonada porque é mais difícil de manter do que fazê-la manualmente.
Outro mito comum é a crença de que sem grandes quantidades de informação, a IA não tem sentido para eles. Mas acontece exatamente o oposto. “O primeiro passo é organizar o que já existe, colocando processos, templates, respostas comuns, documentos díspares que moram na cabeça do dono ou em anotações dispersas, em um lugar comum”, explica Leon. A partir daqui, você pode criar um assistente interno para responder às perguntas da equipe, automatizar tarefas mecânicas e começar a registrar bem as informações.
Hoje, continua Lopez-Arenas a explicar, a maioria das soluções de IA estão disponíveis para pequenas empresas ou integradas nas ferramentas que já utilizam nas suas atividades diárias. POS, plataformas de e-commerce, software de gestão ou redes sociais. São adoções acessíveis e simples, que não requerem grandes investimentos ou conhecimentos técnicos avançados.
Quanto ao custo aproximado, Leon afirma que não há um valor específico. “O maior custo geralmente não é a tecnologia, mas o tempo que a própria equipe leva para parar, analisar como está e aprovar as mudanças. Bastam algumas sessões para entender os processos, identificar o que pode ser melhorado e testar em pequena escala antes de expandir. Isso não requer um departamento técnico, mas sim alguém dentro da empresa que participará, tomará decisões e servirá de ponte nessa transição.
Neste momento, o principal erro, segundo todos os especialistas, é implementar IA para a moda, aplicar ferramentas sem propósito ou esperar que a tecnologia resolva problemas estruturais. IA não é mágica, analise do AER. “Você precisa de uma estratégia mínima, priorizar o que traz valor real e avançar um passo de cada vez.” Também é comum tentar fazer muito no início, quando é mais eficaz começar com um ou dois aplicativos úteis, distribuir os recursos e crescer a partir daí.
Papel institucional
Para tornar possível esta transição, associações, administrações e agentes digitais desempenham um papel fundamental como tradutores entre a tecnologia e a realidade da luta, proporcionando formação acessível, ferramentas personalizadas e histórias de sucesso.
As Câmaras de Espanha acompanham há muitos anos a modernização das pequenas empresas. “A capilaridade territorial nos permite estar mais próximos do dia a dia dos negócios e atuar como consultores independentes, ajudando cada empresa a selecionar soluções que realmente correspondam ao seu nível de maturidade digital e evitar investimentos desnecessários”, afirma Lopez-Arenas. Este apoio assume a forma de relatórios personalizados com recomendações específicas e um caminho de melhoria, o que também facilita o acesso posterior a pedidos de ajuda e programas que visam a implementação destas soluções. “A IA oferece oportunidades para melhorar as vendas, agilizar as operações e conhecer melhor os clientes, mas o nível de uso no mundo real é limitado e focado em ferramentas muito simples, como recomendações automatizadas de mídia social, chatbots simples de atendimento ao cliente ou recursos de automação integrados em plataformas como POS, ERP para pequenas empresas ou soluções de comércio eletrônico.”
“As pequenas empresas precisam de apoio, formação prática e exemplos da vida real, não de discursos teóricos.” A IA pode ser uma alavanca competitiva se você desmembrá-la e explicar o que é: uma aliada na simplificação, otimização e visibilidade.
No nível de lucratividade, você precisa começar com uma pequena verificação. IA TRI Projects explica como analisar os processos reais de uma empresa, determinar onde o tempo é gasto e o que pode ser automatizado ou melhorado. Perguntas como o que aconteceria se essa pessoa dedicasse esse tempo a algo mais valioso (clientes, vendas, produto) ou o que seria esperado da implementação de X ajudam a sugerir cenários específicos.
poupança real
“Se a automação consegue economizar, por exemplo, uma hora por dia para uma pessoa-chave, são liberadas cerca de 20 horas por mês. Se você estimar essas horas e compará-las com o custo de desenvolvimento e manutenção desta solução, é fácil perceber se vale a pena o investimento ou não. “Se não vemos com clareza, optamos por não implementar.”
Neste momento, conclui Leon, “uma pequena loja que utilize bem a IA pode transformá-la numa vantagem competitiva. Trabalhe melhor, com menos carga de trabalho, melhor análise e mais foco no cliente.
