A hora está se aproximando. Verifactu está ao virar da esquina. Após vários meses de preparação e sucessivos ajustes regulamentares, o novo sistema de faturação eletrónica começará a ser aplicado a partir de 2026, altura em que as empresas e os trabalhadores independentes terão de se adaptar às novas exigências … cálculo do serviço fiscal. O objetivo, diz o Tesouro, é melhorar a rastreabilidade e encerrar programas que permitem que as faturas sejam alteradas ou ocultadas fora do controle do Tesouro. À beira da entrada em vigor da lei, o empresariado enfrenta um momento decisivo em que surge uma questão que se torna cada vez mais relevante: estarão as empresas preparadas para dar o salto?
Atualmente, a adoção do Verifactu está progredindo mais lentamente do que o esperado, de acordo com diversas pesquisas e estudos. André Martins, Head of Commercial Banking da NTT DATA, observa: cerca de 8% o número de PME e de trabalhadores independentes para os quais já trabalha. Outros 15%, estima Martins, permanecem em fase piloto e apenas 16% definiram planos, mas ainda não os executaram. Assim, mais de 60% da estrutura empresarial ainda não iniciou a adaptação. “Embora a proximidade dos prazos obrigatórios aumente o interesse, vemos que a maioria permanece em modo reativo e a taxa de adoção é muito inferior ao esperado”, afirma.
“A implementação do Verifactu está progredindo, mas está claramente atrasada”, afirma Alvaro Villa, CEO da Alegra Espanha. A razão não é falta de vontade, mas incerteza técnicafalta de conhecimento sobre o processo de adoção e um sentimento geral de que “ainda há tempo”, diz Villa, para explicar por que ainda há muito a ser feito.
“A realidade é que este período não é tão longo como parece. 2025 será o último ano voluntário e a obrigação de cumprimento do Verifactu entrará em vigor para a grande maioria das empresas entre janeiro e julho de 2026, o que significa que milhares de empresas têm menos de um ano para rever processos, selecionar software, migrar dados e formar equipas”, comenta o CEO da Alegra Espanha.
“De quase cinco milhões de PME e trabalhadores independentes, 62% admitem que não têm um plano claro”, afirma Roberto Soto, Chefe de Produto da TeamSystem em Espanha. A proximidade dos prazos de 1 de janeiro de 2026 para as PME e de 1 de julho para os trabalhadores independentes representa uma exclusão digital “que ameaça multiplicar os estrangulamentos após a introdução da obrigação, e também fazer o mesmo com sanções que poderão atingir os 50 mil euros”, comenta Roberto Soto.
As razões que explicam este atraso são sobretudo económicas e educativas, afirma este especialista. “31% apontam para custos de implementação e 19% para formação de pessoal (19%); além disso, as restrições de tempo e a incerteza regulatória afetam 13% em ambos os casos”, acrescenta Soto.
Por segmento, os trabalhadores independentes (37%) estão mais preocupados com os custos económicos da implementação, em comparação com apenas uma em cada quatro PME (26%) que partilha esta preocupação. Por outro lado, as PME estão mais preocupadas com a formação do pessoal (27%) para se adaptarem ao novo normal.
Sobre possíveis atrasos no cronograma de implementação do Verifactu, Belén Toro, Diretora do Mestrado em Auditoria e Contabilidade Superior da Comillas ICADE, alerta que no momento ainda não há anúncio oficial de um novo adiamento geral após as datas acima mencionadas.
“Acredita-se que um atraso pode ser tecnicamente possível caso surjam fatores como: baixa adoção de software certificado, custos significativos, saturação técnica, resistência dos utilizadores ou necessidade de harmonização com outras regras (nota fiscal eletrónica, etc.), mas não é certo que isso aconteça”, afirma Belen Toro.
Ainda existem muitas dúvidas quanto ao momento e às condições de adaptação ao novo sistema.
A confusão em torno do Verifactu também tem um componente jurídico. Javier Rodriguez, professor de direito tributário da UAX, lembra que o Real Decreto 1007/2023 não obriga as empresas ou trabalhadores autônomos a utilizar este sistema. Afirma que em 2026, serão exigidos requisitos técnicos para sistemas informáticos de faturação para evitar software de dupla utilização.
“Quem não utiliza estes programas não tem obrigação, nem agora nem em junho”, explica Javier Rodríguez. Assim, o professor de direito tributário da UAX acrescenta que Verifactu é uma opção voluntária. e que, portanto, quem não cumpre não tem um cronograma específico de implementação.
O desconhecimento das regras continua a ser um dos principais obstáculos para as PME e os trabalhadores independentes. Isabelle Nogales, gerente regional da Fiskaly na Península Ibérica, observa que “ainda há muita confusão sobre o que está mudando, quem é afetado e o prazo de adaptação de cada negócio”.
Soma-se a isso os desafios técnicos associados: compreender os requisitos do sistema, adotar uma Declaração de Responsabilidade e adaptar-se a um modelo em que o Excel é considerado um SIF quando inclui fórmulas ou automação.
As taxas de adoção do Verifactu variam significativamente entre os setores. Antonio Valladares, CEO da Code10, empresa que desenvolve a ferramenta de cobrança Billivo, explica que as empresas com maior exposição tecnológica avançaram com a implementação, enquanto aquelas com menos digitalização ou menos apoio de suas agências a atrasaram.
Esforço acusado
As PME são as que mais sofrem com a tentativa de adaptação ao Verifactu, comenta Juan Arroyo Milha, diretor fiscal e contábil da Afianza. O especialista observa que muitos deles ainda estão em fase inicial por falta de recursos internos, pouco conhecimento técnico e complexidade das exigências impostas pela Agência Tributária.
Essa situação aumentou a procura por empresas de consultoria, que recebem cada vez mais solicitações de empresas que não possuem sistemas homologados ou capacidade de migrar dados por conta própria. Arroyo Milla descreve “um processo exigente para organizações que têm pouco tempo e precisam urgentemente de suporte especializado”.
Conselho
Os esforços de adaptação também são sentidos no trabalho diário dos consultores. Pablo David Fernandez, sócio-gerente da Fundaria Asesores, explica que a proximidade da data de entrada em vigor do novo sistema de cobrança causou volume crescente de solicitações de trabalhadores autônomos e pequenas e médias empresas que ainda não testaram os seus sistemas ou não sabem se cumprem os requisitos do Tesouro.
Deixando de lado as emergências e correrias de última hora, a mudança para o Verifactu também abre uma janela de oportunidade para quem já trabalha com uma base digital definida. Assim, o sócio-gerente da Fundaria Asesores destaca que existe uma ferramenta de Tesouraria gratuita que cumpre o mínimo legal, mas é limitada na facilidade de utilização e abrangência, o que obriga muitos utilizadores a preferirem software certificado ou suporte para as suas agências.
O fortalecimento da segurança é outro dos aspectos mais importantes e importantes da Verifactu. Cristina Claveria, Diretora da Accountex, destaca que a imutabilidade do sistema é garantida por uma cadeia criptográfica que permite detectar quaisquer alterações, bem como pelo registo de todos os eventos que ocorrem durante a facturação.
Soma-se a isso a comunicação com o serviço fiscal em tempo real, o que reduz a probabilidade de manipulações não anunciadas. Apesar disso, o diretor de exposições da Accountex alerta que permanecem riscos comuns, como malware, roubo de credenciais através de phishing ou integração com sistemas legados, e que algumas fraudes podem passar para pagamentos em dinheiro.
Procurando por luz
À medida que a contagem regressiva para janeiro de 2026 continua, o lançamento da Verifactu continua a combinar ritmo desigual, dúvidas operacionais e expectativas de melhoria. Os especialistas concordam que a adaptação exigirá esforços por parte das PME e dos trabalhadores independentes, mas também que a digitalização impulsionada pelo sistema pode levar a processos mais simplificados, menos erros e uma gestão mais transparente.
A chave agora é como cada empresa utiliza os meses anteriores para esclarecer requisitos, selecionar ferramentas e fortalecer sua organização interna. Essencialmente, trata-se de uma corrida contra o tempo, muitas etapas ainda por completar.
