Plataformas digitais, aplicativos móveis, software para vários dispositivos e sistemas de gestão automatizados prometem objetividade, rastreabilidade e segurança jurídica diante do desafio da digitalização da cronometragem digital. Em princípio, pretendia-se que as disposições que regem este novo dever de … empresas entrará em vigor nos primeiros meses de 2026, mas como este jornal noticiou recentemente, o processo foi paralisado devido às preocupações da ala socialista sobre uma proposta da vice-presidente Yolanda Diaz que obrigaria as empresas a incluir a hora e o minuto do horário de início e término do horário de trabalho. Uma grande mudança que as empresas consideram um obstáculo dispendioso e um novo fardo para a competitividade. E, no entanto, os especialistas também esperam uma implantação complexa, especialmente do ponto de vista da segurança de dados.
Enquanto o novo atoleiro dentro do governo é resolvido ou não, a tecnologia tenta encontrar soluções para um controle eficaz do tempo. Enfrentar um cenário como o proposto pelo Real Decreto-Lei 8/2019 implica ter um sistema acessível e bem estruturado que se integre naturalmente no fluxo de trabalho diário. A diretora-gerente da empresa, Elizabeth Marin, da Woffu, explica que o monitoramento digital do tempo bem projetado “reduz os limites de interpretação” e vincula diretamente o dia real à folha de pagamento, especialmente ao calcular horas extras, horas extras ou intervalos não utilizados. “Ao acompanhar dia a hora e minuto, a automação proporciona consistência interna e segurança jurídica: o que fica registrado é o que se paga”, afirma.
Veronica Arteaga, diretora de pessoas e cultura da Softtek EMEA, também concorda que a digitalização está levando a uma maior clareza em torno do horário de trabalho e garantirá que as recompensas e os intervalos sejam baseados em dados precisos e compartilhados. “Uma compreensão adequada da digitalização elimina a discrição histórica e os erros manuais e pode ser naturalmente integrada no fluxo de trabalho diário através de soluções cross-device adaptadas a ambientes híbridos, remotos e móveis”, garante.
A ligação direta entre horas trabalhadas e salários apresenta-se como um dos principais argumentos a favor da digitalização do registo de horas e do novo modelo. Um sistema rastreável e auditável com quatro anos de retenção de dados que obriga as empresas a alinharem agendamento, registro e folha de pagamento, reduzindo erros e áreas cinzentas. Segundo Marin, muitas empresas já estão a rever as suas ferramentas atuais para verificar se cumprem requisitos como imutabilidade, acesso remoto ou integridade de dados, ao mesmo tempo que digitalizam processos que até agora permaneciam manuais ou pouco integrados. Além da implementação técnica, as organizações estão investindo na comunicação interna para explicar os benefícios destes sistemas numa perspectiva de justiça e reconciliação, explica a Softtek.
Mas do ponto de vista jurídico, o projeto de lei que está a ser apreciado pelo governo será um ponto de viragem, como explicou Pedro Llorente, conselheiro laboral e diretor do Instituto Cuatrecasas de Estratégia Jurídica na área dos recursos humanos. “Estamos passando de um quadro relativamente flexível, mais aberto e apoiado na negociação colectiva, para uma regulação intensiva e fechada que impõe aos meios digitais. O registo não é simplesmente um acto de entrada e saída; o trabalhador deve deixar um registo – pessoal, directo e imediato – de até onze itens diferentes ao longo do dia”, incluindo inúmeras interrupções, apagões, incidentes técnicos, o tipo e natureza do horário de trabalho, etc. E embora a implementação destas ações represente uma oportunidade para melhorar os processos internos, reduzir os erros humanos e tomar melhores decisões corporativas, “tudo está envolto numa rede regulatória que melhora o controlo externo, incluindo o acesso remoto “a qualquer momento” pela Inspecção do Trabalho”, observa Llorente.
Cara e coroa
Do lado da tecnologia, plataformas dedicadas argumentam que o registo digital do tempo oferece benefícios operacionais e de gestão de dados que têm sido difíceis de alcançar até agora. Sistemas como os descritos por Woffu e Softtek permitem a integração com software de folha de pagamento por meio de conectores digitais (APIs), registrando o dia real por hora e minuto, substituindo reconstruções subsequentes ou gravações estimadas por dados em tempo real e um carimbo de data/hora que confirma cada entrada, saída e pausa.
Qualquer alteração, seja uma assinatura esquecida, um incidente técnico ou uma correção diária, não apaga a entrada original, mas sim documentado através de fluxos de verificação. Desta forma, uma abordagem à gestão de incidentes baseia-se na flexibilidade e no apoio aos colaboradores, utilizando ferramentas que permitem corrigir os erros de forma flexível e documentada, reitera Arteaga. “O sistema mantém registros de quem solicita uma alteração, quem a autoriza e quando ela ocorre, criando uma trilha auditável que evita manipulações arbitrárias e proporciona segurança jurídica para ambas as partes.” Defendem que este nível de controlo reduz a exposição a conflitos e sanções, e garante aos trabalhadores que a sua jornada de trabalho não pode ser alterada sem deixar rasto.
Mas a lacuna entre a norma e a realidade das empresas também se reflete nos dados. Segundo o InfoJobs, um em cada três trabalhadores admite que o seu cargo não dispõe de mecanismo de monitorização do horário de trabalho, e este número continua elevado apesar de o registo do horário de trabalho ser obrigatório desde 2019. Entre os que controlam o seu tempo, 58% já utilizam ferramentas digitais.
A tecnologia também proporciona flexibilidade operacional em ambientes de trabalho em constante mudança. As soluções atuais permitem sincronizar o trabalho em vários dispositivos e adaptar-se a modelos de trabalho híbridos, remotos ou de alta mobilidade. Nestes casos, a utilização da geolocalização quando ativada fica limitada ao momento da assinatura e configurada por grupos ou raios geográficos, evitando o rastreamento contínuo e respeitando o princípio da proporcionalidade. Desta forma, o controle do tempo não se transforma em vigilância constante.
Carga de trabalho
No entanto, esta promessa tecnológica também coexiste com importantes desafios operacionais. A tecnologia, alerta o advogado, traz consigo encargos e custos correspondentes para as empresas em termos de investimento em software, hardware, implementação, manutenção e formação, “com as consequências da burocratização quotidiana e das tensões sobre a agilidade organizacional”. O projecto coloca encargos técnicos e operacionais muito importantes sobre o funcionário para actividades, algumas das quais não são facilmente distinguidas de uma perspectiva técnica, tais como se as horas trabalhadas são verdadeiramente normais, extraordinárias ou extras. “Acrescenta-se que qualquer alteração exigirá a aprovação conjunta da empresa e do colaborador, mesmo que não haja consenso, mesmo que se registe divergência.”
Esses compromissos tornam-se particularmente desafiadores em cargos com alta mobilidade, ambientes de baixa comunicação ou perfis de gestão onde jornadas de trabalho fragmentadas e disponibilidade dispersa fazem parte da realidade diária. Longe de simplificar a gestão do tempo, “o sistema pode criar atritos, criar disputas de interpretação e degradar o ambiente de trabalho, especialmente se não for acompanhado de protocolos claros e de transição gradual”, afirma.
CARGA ADICIONAL
O projeto de lei impõe uma carga técnica e operacional muito significativa ao funcionário.
Acrescente-se que, embora o projeto não altere o regime de sanções previsto na Lei sobre Violações e Sanções da Ordem Pública, Llorente alerta que alguns aspectos podem exceder a aprovação regulatória. Para ele, a norma regula de forma exaustiva questões que a lei deixa expressamente à autonomia e acordo coletivo da empresa. “A introdução regulamentar dos meios digitais, a definição detalhada do conteúdo mínimo do registo e as regras operacionais para a realização de inscrições reduzem o papel dos acordos colectivos a um acréscimo menor, sem capacidade de modular os elementos centrais, o que poderia ser interpretado como um excesso no exercício dos poderes regulatórios por parte do governo”, alerta.
Confidencialidade
Os sistemas baseados em impressões digitais, no reconhecimento facial ou na geolocalização também têm consequências particularmente sensíveis. Llorente alerta que o marco regulatório está focado no acompanhamento das mudanças, mas não estabelece garantias técnicas e organizacionais específicas contra riscos decorrentes do processamento intensivo de dados pessoais. O acesso remoto também multiplica o risco em termos de segurança cibernética, acesso indiscriminado e perda de controlo sobre a informação, a menos que sejam implementadas restrições claras e uma melhor contabilização do acesso.
